Управление временем – когда всё идёт «по плану»

Что такое тайм-менеджмент?

Это деловая практика, помогающая контролировать и эффективно распределять своё личное время. Что особенно приятно в системе тайм-менеджмента: речь не идёт о каких-то абстрактных вещах, которые «может быть когда-нибудь» дадут «какой-нибудь» эффект. Речь идёт о совершенно конкретных приёмах, которые Вы можете начать использовать прямо сегодня. И эффект от их применения Вы тоже увидите уже сегодня – Вы будете приятно удивлены тем, как много Вы успели сделать всего за один день!

Стоит оговориться, что в прямом смысле «управлять» своим временем нам неподвластно. Мы не можем ускорить или замедлить его ход, или добавить часов в свои сутки. Но в наших силах научиться управлять собой в рамках имеющегося времени, правильно организовывать свой рабочий процесс и свой отдых, чтобы получать максимум пользы и удовольствия.

Золотые правила тайм-менеджмента

Существуют 3 ключевых принципа, которые составляют основу тайм-менеджмента:

• Регистрация времени – выясните, на что фактически уходит Ваше время.В этом Вам поможет Правило 20/80, которое гласит: лишь 20% труда приносят 80% результата. А значит, львиная доля Ваших усилий проходит «впустую» просто потому, что Вы их не туда прикладываете. Проанализируйте хотя бы один свой день – какие дела его заполняют, и сколько времени на них уходит. А затем избавьтесь от «балласта». Помните: не нужно работать много. Нужно работать эффективно – так, чтобы много успевать.
• Управление временем – распределите своё время максимально эффективноСоставляйте планы, причём обязательно со сроками. Исключите из списка дел те, что не приносят результата, а только пожирают Ваше время. Расставьте приоритеты, которые помогут Вам ориентироваться в потоке дел, и не бойтесь сложных задач – стоит их разделить на подзадачи, как они перестанут казаться неприступными.
• Организация времени – объединяйте задачи и контролируйте их выполнениеОбъединяйте задачи в крупные блоки, чтобы ускорить и довести до автомата их выполнение. Когда Вы подряд решаете однотипные задачи, Вам не приходится отвлекаться и переключаться с одного вида деятельности на другой, и осваиваться в нем, в итоге скорость выполнения растёт. Поэтому если Вам нужно подготовить несколько отчётов, написать несколько писем, подобрать несколько фотографий и так далее – не мешайте эти дела в одну кучу. Делайте их однотипными «пачками» (блоками)– это будет быстрее и проще.

  Рационально распределяйте свою нагрузку – скорее всего, часть Ваших полномочий и дел (в том числе, домашних) можно делегировать, и это только усилит Вашу эффективность.

Давайте подробнее остановимся на составлении планов – как сделать их максимально полезными?

Эффективное планирование

Проверенный способ эффективного планирования – использовать гениальный в своей простоте метод Эйзенхауэра. Он предложил делить все текущие задачи на 4 группы:

1. Важные и срочныеИх необходимо делать в первую очередь, но при этом не сосредотачиваться только на них. Пример: горящие проекты, срочные звонки, неотложные проблемы.
2. Важные, но не срочныеНа эту группу необходимо обратить особое внимание, если Вы хотите эффективно управлять своим временем. Это Ваши возможности, которые никто не заставляет Вас реализовывать, но именно от них зависят Ваши перспективы. Пример: долгосрочное планирование, выстраивание отношений с партнёрами, освоение полезных навыков (например, скорочтение, английский язык), занятия фитнесом.
3. Срочные, но не важныеЭто дела, которые не приближают Вас к Вашей цели, но от которых, на первый взгляд, нельзя отказаться. Зачастую большую их часть можно перепоручить или изменить их приоритет. Пример: ответ на письма, общественные мероприятия, некоторые встречи.
4. Неважные, несрочныеЭто «пожиратели времени», с которыми можно и нужно бороться. Пример: переписка в чатах, пустая болтовня по телефону, соцсети, блоги.

Успешные люди концентрируются на задачах под номерами 1 и 2, причём больше времени и внимания отдаётся именно второму квадранту. Конечно, без решения срочных вопросов под номером 1 не обойтись, но важно не погрязнуть в этих делах с головой, иначе постоянные стрессы Вам обеспечены. Сосредоточьтесь на 2 квадранте – эти дела приведут Вас к самым серьёзным позитивным переменам.

Берите пример с успешных людей – их рабочие места, как правило, находятся в идеальном порядке. Возьмите за правило работать за чистым столом и вовремя выбрасывать ненужные бумаги – Вам не придётся терять драгоценные минуты в поиске нужного документа. Это сэкономит Вам время, которое Вы сможете потратить на что-то действительно важное. Да и думается за чистым столом гораздо лучше – когда Вас окружает порядок, Вам проще сосредоточиться и структурировать свои мысли.

Не откладывайте на потом важные дела – их всё равно придётся сделать, хотите Вы этого или нет. Как говорится в одной из притч – если рано утром Вы съели живую лягушку, то самое плохое с Вами уже случилось. Поэтому самое важное, но неприятное дело лучше сделать как можно быстрее. Наградой Вам станет чувство глубокого удовлетворения и хороший настрой на весь оставшийся день.

Соблюдение этих простых принципов поможет избавиться от стресса и хронической усталости, научит Вас управлять своей жизнью, получать наслаждение от каждого прожитого дня и находить время на семью, хобби и саморазвитие.

Источник: www.tysvoboden.ru